Manchmal erreicht die Arbeitsbelastung ein solches Ausmaß, dass sich eine Person in die Enge getrieben fühlt. Wenn Zeit und Energie schmerzlich fehlen, um dringende Aufgaben zu bewältigen, ist es an der Zeit, die To-Do-Liste zu überarbeiten.
Anweisungen
Schritt 1
Machen Sie eine Liste mit all den Dingen, die Sie diese Woche erledigen müssen. Überprüfen Sie es kritisch und streichen Sie die Aufgaben durch, die Sie nicht ausführen müssen. Als nächstes sollten Sie die Probleme hervorheben, deren Lösung sicher einer anderen Person anvertraut werden kann. Diese Delegation von Verantwortlichkeiten wird Ihnen helfen, sich zu entlasten und aufatmen. Vergessen Sie nicht, das Ergebnis später zu überprüfen.
Schritt 2
Da Sie nun weniger Aufgaben haben und vor allem sicher sind, dass sie alle relevant sind, ist es wichtig, den Workflow richtig zu organisieren. Überlegen Sie, welche Dinge Sie kombinieren, zusammen und viel schneller erledigen können. Beeilen Sie sich nicht, sofort zur Arbeit zu kommen, handeln Sie mit Bedacht. Vielleicht können die üblichen Algorithmen optimiert werden.
Schritt 3
Beeilen Sie sich nicht zu einer neuen Aufgabe, ohne die vorherige Arbeit abgeschlossen zu haben. Sie werden also vom Fall abgelenkt und müssen sich dann erneut mit dem Prozess befassen. Wenn Sie von einer Aufgabe zur anderen wechseln und umgekehrt, reduzieren Sie Ihre eigene Effizienz. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Produktivität darunter leidet, versuchen Sie nicht, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Infolgedessen kann es länger dauern und die Qualität sinkt.
Schritt 4
Sie können eine Ausnahme von den vorherigen Regeln machen. Wenn Sie eine neue Aufgabe haben, die nicht länger als 2 Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. Dies spart Ihnen Zeit, diese kleine Sache zu planen und in Ihren Zeitplan aufzunehmen. Zu diesen Aufgaben zählen beispielsweise ein kurzes Telefonat, das Versenden eines Faxes oder einer E-Mail.
Schritt 5
Um ein großes, arbeitsintensives Projekt zu bewältigen, müssen Sie nicht einen ganzen freien Tag verbringen und lange Ihre Gedanken sammeln. Eine solche Gelegenheit wird sich möglicherweise nie ergeben, und der Fall muss gelöst werden. Es ist besser, täglich 20 Minuten für eine globale Aufgabe zu reservieren. Auf diese Weise werden Sie Ihren gewohnten Zeitplan nicht beschädigen und keine wichtige Aufgabe aufgeben.
Schritt 6
Behalten Sie die Fristen im Auge, bis zu denen Sie mit der Erledigung dieser oder jener Aufgabe rechtzeitig sein müssen. Versuchen Sie, die festgelegten Termine einzuhalten. Eine Verzögerung kann mit verschiedenen unerwünschten Folgen und dem Auftreten zusätzlicher Anweisungen verbunden sein. Daher müssen Sie von Zeit zu Zeit die Liste der Aufgaben durchsehen und dringende Aufgaben in die obersten Zeilen verschieben.
Schritt 7
Die unangenehmen Dinge, die über einem hängen, können das Gefühl der Überforderung noch verstärken. Daher ist es wichtig, sie so schnell wie möglich zu bearbeiten. Beginnen Sie den Morgen jedes Mal mit einer Aufgabe, für die Sie nicht wirklich ein Herz haben. Aber dann kannst du den ganzen Tag stolz auf dich sein und das Gefühl der Freiheit genießen.
